Das Wichtigste in Kürze
- Nicht jede Meldung verlangt dieselbe Dringlichkeit. Manche müssen den Empfänger unterbrechen, andere wollen nur gesehen werden. Die Versandart wird jetzt Regel für Regel gewählt.
- In Raisetalk benachrichtigen ist die neue Art: es geht keine E-Mail raus, die Meldung wird protokolliert und auf einer eigenen Seite gelesen.
- Jede ausgelöste Meldung bleibt erhalten, auch die per E-Mail versendeten. Die Seite Meine Meldungen zeigt Ihnen die an Sie gerichteten, mit Gespräch, Berater, Bewertung und Grund.
- Eine Plakette im Menü zeigt die Zahl der noch nicht gelesenen Meldungen, und jede Zeile wird mit einem Klick als gelesen markiert.
- Der nächste Schritt ist bereits angestoßen: eine einzige E-Mail, die die Meldungen des Zeitraums bündelt, für alle, denen die Zusammenfassung lieber entgegenkommt, als dass sie eine Seite öffnen.
Nicht jede Meldung verlangt dieselbe Aufmerksamkeit
Eine gut eingestellte Meldungsregel ist ein wertvolles Steuerungsinstrument: sie warnt die richtige Führungskraft, wenn ein Gespräch aus dem Rahmen fällt, und zwar solange noch gehandelt werden kann. Ein drohender Kundenverlust, eine fehlende Pflichtangabe, eine Beschwerde, die binnen einer Stunde bearbeitet werden muss: solche Situationen dürfen den Empfänger unterbrechen, und dafür ist die E-Mail genau richtig.
Doch nicht jede Regel dient diesem Zweck. Sie beobachten auch Tendenzen, überwachen Schwellenwerte und behalten Kriterien im Auge, die Sie gerade erst ergänzt haben und deren Verhalten Sie sehen wollen. Diese Meldungen verlangen keine sofortige Reaktion. Sie müssen existieren, einsehbar sein und zum selbst gewählten Zeitpunkt gelesen werden, nicht in dem Moment, in dem sie auslösen.
Bisher nahmen alle denselben Weg: die E-Mail. Eine Überwachungsregel und eine Dringlichkeitsregel erzeugten dasselbe Signal, mit derselben Unterbrechung. Genau diese Unterscheidung haben wir ausdrücklich gemacht.
Zwei Wege, benachrichtigt zu werden
Wenn Sie im Menü Automatisierungen eine Benachrichtigung anlegen, wählen Sie ihre Art nun von Anfang an, über zwei Schaltflächen statt einer.
Per E-Mail benachrichtigen ist das bisherige Verhalten, unverändert: eine E-Mail pro Meldung und Empfänger, mit dem Betreff und dem Text, den Sie verfassen, und Ihren Serienbrief-Variablen für den Gesprächslink, den Namen des Beraters oder die erreichte Bewertung.
In Raisetalk benachrichtigen versendet überhaupt keine E-Mail. Die Meldung wird protokolliert, und die Empfänger finden sie auf ihrer Seite Meine Meldungen. Es gibt also weder Betreff noch Text zu verfassen: diese Art von Aktion dient der Überwachung, nicht der Kommunikation.
Beide lassen sich in einer Regel kombinieren. Nichts hindert Sie daran, der direkten Führungskraft eine E-Mail zu schicken und dem Qualitätsteam eine Raisetalk-Benachrichtigung, die es bei seiner Durchsicht liest.
Meine Meldungen: was ausgelöst hat, und für wen
Eine Meldung hinterließ bisher kaum Spuren: die Nachricht ging raus, und ihr weiteres Schicksal hing am Postfach. Die Frage „wie viele Meldungen hat diese Regel im letzten Monat erzeugt“ ließ sich nicht beantworten, und die Meldung, die man an einem Donnerstagmorgen überflogen hatte, war nicht wiederzufinden.
Alle Benachrichtigungen werden jetzt aufbewahrt, unabhängig von ihrer Versandart. Die Seite Meine Meldungen listet sie auf, die neueste zuerst, mit dem Auslösezeitpunkt, dem betroffenen Gespräch und dessen Direktlink, dem Berater und seinem Team, der erreichten Bewertung und dem Grund, also der Beschreibung der ausgelösten Regel. Eine Spalte zeigt, wie die Meldung zugestellt wurde, per E-Mail oder in der Anwendung.
Dieser Punkt mit dem Grund verdient beim Benennen Ihrer Regeln einen Moment Aufmerksamkeit. Angezeigt wird die Beschreibung, die Sie eingetragen haben: „Bewertung unter 70 im Vertriebsraster“ liest sich auf einen Blick, „Meldung 3“ deutlich weniger.
Der Umfang dieser Seite ist persönlich, und darin liegt ein wichtiger Unterschied zu den Berichten. Ein Bericht zeigt Ihnen, was Ihre Rechte und Ihr Teamumfang Ihnen zu sehen erlauben. Meine Meldungen zeigt, was an Sie persönlich gerichtet war, weil Sie Empfänger der Regel sind. Zwei Führungskräfte desselben Teams sehen dort also zwei verschiedene Listen, jede die ihre.
Eine Plakette, und ein Klick für „gesehen“
Das Menü zeigt die Zahl der noch nicht gelesenen Meldungen. Ungelesene Zeilen sind in der Liste fett hervorgehoben, und eine Schaltfläche am Zeilenende markiert sie als gelesen.
Der Lesezustand wird an Ihrem Konto gespeichert: er folgt Ihnen von einem Arbeitsplatz zum nächsten und betrifft nur Ihre Kopie der Meldung. Ihre als gelesen zu markieren ändert nichts für die anderen Empfänger derselben Regel, deren Kopie offen bleibt.
Es ist bewusst eine manuelle Geste. Die Seite zu öffnen leert die Plakette nicht: eine Meldung bleibt offen, bis Sie entscheiden, dass sie erledigt ist. So wird die Liste zur Merkhilfe statt zur bloßen Historie.
Eine Überwachungsregel, die nichts versendet. Das ist der naheliegendste Nutzen der neuen Art. Legen Sie für ein Kriterium, das Sie verfolgen wollen, ohne daraus einen Notfall zu machen, eine Regel als Raisetalk-Benachrichtigung an. Niemand bekommt eine E-Mail, die Plakette steigt langsam, und Sie öffnen die Liste, wenn Sie Ihre wöchentliche Durchsicht vorbereiten. Sie überwachen, ohne zu stören.
Was sich in der Praxis ändert
Die E-Mail bekommt ihre Rolle zurück: sie meldet, was ein Innehalten verdient. Sie bleibt also den Regeln vorbehalten, bei denen Sie eine Reaktion am selben Tag erwarten.
Alles andere kann auf eine Raisetalk-Benachrichtigung umgestellt werden: Aufmerksamkeitsschwellen, zu beobachtende Tendenzen, Kriterien in der Einstellungsphase. Das Signal besteht weiter, es kostet niemanden mehr Aufmerksamkeit, und es ist zum selbst gewählten Zeitpunkt einsehbar.
Diese Unterscheidung entspricht jener, die wir zum Justieren eines Qualitätsrasters beschrieben haben: wer ein neues Kriterium erprobt, will sehen, was es erkennt, und nicht bei jeder Erkennung eine E-Mail bekommen.
Als Nächstes: die Zusammenfassung, die zu Ihnen kommt
Eine Seite zu öffnen setzt voraus, dass man daran denkt. Für eine geplante wöchentliche Durchsicht ist das bestens, für eine Führungskraft, die jeden Morgen einfach wissen will, was am Vortag geschehen ist, weniger.
Der nächste Schritt beantwortet diesen Bedarf: eine einzige E-Mail, in der von Ihnen gewählten Frequenz, die die Meldungen des Zeitraums in einer Tabelle bündelt. Derselbe Inhalt wie die Seite Meine Meldungen, nur kommt er zu Ihnen statt umgekehrt. Es wird ein geplanter Versand mit eigener Konfiguration, eigener Frequenz und eigenen Empfängern.
Da Meldungen zwölf Monate aufbewahrt werden, stützt sich diese Zusammenfassung an dem Tag, an dem Sie sie aktivieren, bereits auf eine vorhandene Historie. Auch für die Regeln, die Sie längst eingerichtet haben: sie protokollieren ihre Meldungen, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Eine Frage zur Einrichtung Ihrer Meldungen? Unsere Teams stehen Ihnen zur Verfügung.